Die Stadt Aarburg will die elektronische Geschäftsverwaltung CMI einführen. Dies, um eine einheitliche und klar strukturierte Ablage und Aktenführung für alle Verwaltungsakten zu erreichen, wie es in einer kürzlich versandten Medienmitteilung heisst.

Hintergrund: «Die Stadtverwaltung Aarburg ist gesetzlich zu einer ordentlichen Aktenführung verpflichtet, die den lückenlosen Nachvollzug ihrer Geschäftstätigkeit gewährleistet», heisst es in der Mitteilung. Mit der Einführung von CMI würden auch Rechtssicherheit und Transparenz erfüllt. Die Umstellung soll bereits im November beginnen, die Einführung ist im März 2025 geplant – sofern die Gemeindeversammlung Ja sagt zum Budget. Denn dort sind die notwendigen Mittel für das Projekt eingestellt.

Das neue elektronische und das bestehende konventionelle Ablagesystem sollen so organisiert werden, dass sie auch in elektronisch geführter Form den Anforderungen an die gesetzeskonforme Aktenführung, der Nachvollziehbarkeit und der Nachweisbarkeit vollumfänglich genügen und für die ganze Stadtverwaltung Aarburg ein abteilungsübergreifender Zugang zu allen geschäftsrelevanten Informationen innerhalb der Verwaltung ermöglicht werden kann.

Die Stadt ist überzeugt, dass die Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung zahlreiche Vorteile mit sich bringt – für die Bürgerinnen und Bürger wie auch für die Verwaltungsmitarbeitenden. Stichworte dazu sind: Zeitersparnis und Flexibilität, einfacher Zugang zu Informationen gemäss Öffentlichkeitsprinzip – darunter beispielsweise ein leichterer Zugang zu amtlichen Informationen –, Kostenersparnis oder der Ausbau von Onlineplattformen. Die Elektronische Geschäftsverwaltung soll nur der Anfang sein, wie Claudia Castañal Bouso, Vize-Stadtschreiberin, festhält. «Mittel- und langfristig können damit weitere Bürgerdienstleistungen umgesetzt werden.» Sie weist hin auf elektronische Kommunikation, Reservationssysteme oder elektronische Bewilligungen, beispielsweise für die Gastwirtschaft oder die Bewilligung von Anlässen.

Die einmaligen Kosten betragen 75‘000 Franken. Für die wiederkehrenden Kosten ist im Budget 2025 ein Kostendach in Höhe von 60‘000 Franken vorgesehen.

Damit die elektronische Geschäftsverwaltung dann auch gut funktioniert, braucht es eine leistungsfähige Informatik und den dafür nötigen Support. Darum unterbreitet der Stadtrat der Gemeindeversammlung am 22. November ein Kreditbegehren mit dem sperrigen Namen «Erneuerung der zentralen Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) und Telefonie». Kostenpunkt: 585‘000 Franken. Die Erneuerung ist nötig, weil die Stadt Aarburg festgestellt hat, «dass die gegenwärtigen Dienstleistungen des aktuellen Anbieters nicht mehr den Erwartungen entsprechen», heisst es in der Botschaft an die Gemeindeversammlung.

Aktuell hat die Stadt Aarburg die Informatik praktisch ausgelagert und mietet die Server, Netzwerk-Komponenten und Endgeräte wie PC, Laptop und Drucker inklusive Unterhalt. «Die Stadt Aarburg möchte von den wenig flexiblen IT-Strukturen und Services in ein modernes und flexibleres IT-Umfeld wechseln», hält der Stadtrat in der Vorlage fest. Dafür braucht es einen neuen IT-Service Anbieter. «Aarburg möchte die Client- und Netzwerk-Infrastrukturen im Eigentum halten», heisst es weiter. Im Rahmen des Service-Wechsels soll insbesondere auch die IT-Sicherheit gestärkt werden.

Die geplante Gesamterneuerung der ICT und Telefonie wird die Stadt Aarburg das ganze Jahr 2025 beschäftigen. Gewisse Planungen und Vorbereitungen, wie beispielsweise die Submission oder die Projektplanung, laufen bereits im letzten Quartal 2024 an. Die Realisation des Gesamtprojekts könne bis Anfang 2026 erfolgen, sofern die Gemeindeversammlung den beantragten Kredit genehmigt. Insgesamt betroffen von den Umstellungen sind rund 70 Arbeitsplätze der Stadtverwaltung.